במוקדם או במאוחר, אין חברה שלא נזקקת לשירותי תרגום מסמכים. ישנן חברות שזקוקות לתרגום על בסיס קבוע, וישנן אחרות שעבורן זהו צורך ארעי.
לרוב, מסמך שעובר תרגום ונשלח לצד שלישי מכיל תוכן בעל חשיבות. לכן חשוב לדעת שאם לא עושים את זה נכון, התוצאות עלולות להיות הרסניות. מצד שני, אם נעזרים בשירותי תרגום מקצועיים, הרווח יכול להיות גדול מאד.
מה זה בעצם תרגום מסמכים?
מסמך הינו הגדרה רחבה מאד להרבה דברים, שהדבר המשותף היחיד להם הוא שהם מודפסים על דף A4. מסמך משפטי 
(כגון חוזה) הינו שונה בתכלית ממסמך טכני (כגון הוראות הפעלה או הרכבה). פרוטוקול ישיבה הינו שונה לחלוטין ממסמך שיווקי המתאר מוצר חדש. מסמך רפואי המיועד לרופאים הינו שונה לגמרי ממסמך פיננסי שמורכב ממספרים, תשקיפים ותחזיות.
מה הופך את המסמכים האלו לשונים כל כך? ראשית, הם פונים לקהלי יעד שונים. מסמך רפואי מיועד בעיקר לרופאים ורוקחים. מסמך משפטי מיועד לנמענים ספציפיים ולעורכי דינם. מסמכים טכניים ושיווקיים, לעומת זאת, לרוב מיועדים לקהלים רחבים יותר. שנית, הם כתובים בשפה בעלת קודים מסוימים, השייכים לעולמות תוכן ספציפיים. מסמך משפטי ייקרא שונה מאד ממסמך פיננסי, טכני או שיווקי.
תרגום מסמכים נשמע פשוט. מרימים טלפון לחברת תרגום שיודעת לתרגם את המסמך לשפת היעד המבוקשת, מבקשים הצעת מחיר, סוגרים על לוח זמנים וזהו. אז זהו, שזה לא מספיק. בבואך להזמין שירותי תרגום, עליך לבדוק אם לחברת התרגום יש ניסיון נרחב בתרגום סוג המסמך שאתה מעוניין לתרגם. האם החברה מתרגמת מסמכים פיננסיים באופן קבוע? מה לגבי מסמכים שיווקיים? האם החברה מעסיקה מתרגם משפטי, רפואי וטכני?
כשאתה משוחח עם חברת שירותי תרגום, בקש לראות דוגמאות ואל תהסס לבקש גם המלצות. כי אם יש דבר אחד גרוע יותר משליחת מסמך מתורגם באיחור, הרי שזה שליחת מסמך משפטי שתורגם על ידי מתרגם שלא מכיר את המונחים מעולם המשפט בארץ היעד, או מסמך טכני שמכיל טעויות טכניות קשות. עלול להיגרם מכך נזק של ממש. עליך לוודא שחברת התרגום שבחרת עושה את מה שהיא טוענת שהיא עושה על הצד המקצועי ביותר.
לסיכום, תרגום מסמכים היא מיומנות הנרכשת בשנים של התמקצעות. בנוסף, זוהי מומחיות שנחלקת לתת-התמחויות. כמי שמייצג את החברה, האחריות על איתור חברת התרגום המתאימה ביותר לביצוע המשימה הספציפית שאתה מחפש, נחה על כתפיך.